 |
  |
| Rekeningschema |  |
|
Notulen van de werkgroep Nieuw Rekeningschema Verslag van de 13e vergadering, d.d. vrijdag 4 oktober 2002 Definities De definities zijn met de laatste aanvullingen voor dit moment afgerond en worden op de Verenigingssite geplaatst voor eventuele aanvullingen resp. commentaar door de leden. Deze eventuele aanvullingen resp. opmerkingen zullen door de werkgroep beoordeeld worden en de mogelijke wijzigingen in de definities toetsen op implicaties voor het model. De verwachting is dat het commentaar op de definities begin november bekend is, zodat half november een stuk ter goedkeuring aan de leden voorgelegd kan worden. De ledenvergadering kan dan in december een uitspraak doen. Studiedagen De folder voor de studiedag is op 7 oktober naar de bibliotheken verspreid. Na het bekijken van de inhoud van wat de drie sprekers voor de studiedagen tot dusver voorbereid hebben, wordt besloten om de volgorde van de sprekers als volgt te veranderen (het staat dus anders in de folder vermeld): 1. Bas Pool zal het model technisch neerzetten. 2. Dhr. Koos van Dijken (IOO), zal het van het model de bestuurlijke/beleidsmatige aspecten behandelen adhv. uitgewerkte praktijkvoorbeelden van het model van verschillende (fictieve/geanonimiseerde) OB-en die vergeleken kunnen worden. 3. Dhr. Kees Hamann zal van het model de praktische kant en de invoeringskant toelichten. Na de studiedagen zullen de voordrachten op de Verenigingssite geplaatst worden. Voorgesteld wordt om een lijstje met opmerkingen samen te stellen na elke studiedag. Deze kunnen eventueel verwerkt worden. De website van de vereniging kan gebruikt worden voor faqs. De werkgroep organiseert een studiedag voor de administrateurs die hoogstwaarschijnlijk op donderdag 28 november in Utrecht of Amersfoort plaats zal hebben (afhankelijk van de vraag of en waar er zaalcapaciteit beschikbaar is). Verslag van de 12e vergadering, d.d. 27 augustus 2002 Als gast was Kees Hamann (OB Vlissingen) aanwezig bij de vergadering van de werkgroep. Vlissingen heeft al wat meer ervaring bij het hanteren van kostentoerekening en de werkgroep wil daarvan graag profiteren. Dhr. Hamann meent dat het hanteren van een model voor kostentoerekening voor producten een instrument is in het overleg met de gemeente: "In veel gevallen gaan in OB-en de aanvullende functies/taken ten koste van de kerntaken. Deze diensten worden gratis geleverd, dus de kosten hiervan blijven dan ten onrechte bij de kerntaken te liggen. Er is dus geen inzicht in de kostprijs van deze geleverde diensten en er staan geen inkomsten tegenover. Door dit gebrek aan afrekening vindt er ook geen (kwaliteits-)controle plaats. Er bestaat dan een risico tot hobbyisme en dit belemmert bedrijfseconomisch denken". Dhr. Hamann betoogt dat de bibliotheken richting hun gemeente veel meer de nadruk zouden moeten leggen op deze aanvullende taken. Met de nadruk op de positieve effecten van deze aanvullende taken en een duidelijke kostprijs voor dergelijke producten, zullen de meeste gemeentes bereid zijn het gesprek over deze taken en eventuele extra financiering daarvan aan te gaan. Ook in het geval van bezuinigingen kan er onderhandeld worden op welk(e) product(en) er bezuinigd zou moeten worden. Een kostentoerekeningsmodel, zoals dat door de werkgroep wordt ontwikkeld, is dus van groot nut als beleidsinstrument voor bibliotheken richting hun subsidiegevers. Definities De werkgroep stond uitgebreid stil bij de definities die gehanteerd moeten worden. Voor een uniform model is het immers van groot belang dat iedereen hetzelfde bedoelt, wanneer er iets gezegd of becijferd wordt. Dat maakt de grondslagen hanteerbaar en duidelijk. Daarmee worden de kansen op afwijkingen zoveel mogelijk ingeperkt. De werkgroep zal de definities binnenkort plaatsen op de site van de Vereniging, zodat eenieder kan nagaan of er verbeteringen mogelijk zijn. Naar verwachting is de tekst op 11 september a.s. op de site beschikbaar (in een excel- document). Studiedagen: De werkgroep heeft besloten om twee studieochtenden te organiseren, te weten op dinsdag 29 en donderdag 31 oktober in Zwolle resp. Rotterdam. De werkgroep gaat momenteel na welke lokatie in welke plaats beschikbaar is. Een uitnodiging zal zo spoedig mogelijk nadat de lokatie bekend is, naar alle bibliotheken verstuurd worden. De beide studiedagen zullen zich richten op de directieleden en het kader van bibliotheken. Een aparte studiedag voor de administrateurs/financieel deskundigen zal later volgen. Eventueel, indien gewenst, kan er nog een dag apart voor het bestuurlijk niveau, gemeente en provincie georganiseerd worden, maar daarover zijn nog geen besluiten genomen. Het programma voor 29 en 31 oktober ziet er voorlopig als volgt uit:
Het cursusbureau NBLC verzorgt de aanmeldingen voor de beide ochtenden. Verslag van de 11e vergadering, d.d. 21 mei 2002 Modellen: De werkgroep heeft van bibliotheken verscheidene modellen ontvangen. Deze zijn bestudeerd door de leden van de werkgroep en op een aantal punten besproken. Bezien is o.a. de aansluiting op het model van de werkgroep en op het rapport Meijer, welke producten worden er onderscheiden, hoe zijn de kosten toegerekend etc. De desbetreffende bibliotheken zullen een reactie ontvangen. Algemene opmerkingen: Het toerekenen van de subsidies specifieke producten kan problemen met de fiscus opleveren, omdat er, wanneer de prestatie gekoppeld wordt aan de subsidievergoeding, er BTW-plicht ontstaat. Het is wellicht verstandiger om, zoals thans gebruikelijk is, het totale product bibliotheek (voor een aantal jaren) te verkopen, eventueel naast productieafspraken. Enqute Bureau IOO: Opmerkelijk is dat de bereidwilligheid groot is, maar er zijn twee hobbels: A: Het proces tot vorming van basisbibliotheken is bij de kleinere OB-en nog maar net begonnen. Men kan zon Rekeningschema nog niet echt plaatsen. B: De praktijk staat nog ver van het gebruik van een dergelijk model. Er is sprake van een grote kennis- cq. informatieachterstand Ledenvergadering: De werkgroep stelt dat het e.e.a. scherp gesteld mag worden op de ledenvergadering richting de achterblijvers. Bureau IOO zal een toelichting geven over hun bevindingen mbt. de enqute, wanneer directie/bestuur daarmee instemt. Na het besluit zal er zo snel mogelijk een berichtje op de site geplaatst worden. Publiciteit: Gekeken wordt naar de mogelijkheid om in IP een artikel te plaatsen. Verder zou de communicatie wat minder op de technische details in moeten gaan, maar meer op de algemene filosofie. Het model dat in de brancheformule komt, levert een eenduidig rekeningschema en een eenduidig geordende begroting. Een uniforme methode zal de onderlinge verrekeningen die na het vormen van de basisbibliotheek ongetwijfeld moeten plaatsvinden, een stuk vergemakkelijken. Strategisch zit de werkgroep goed op plan, maar er zijn wel risicos. Als er te weinig gebeurt, of als het tempo eruit gaat, is het risico groot dat de koplopers afhaken en dat de rest achterover gaat zitten. Het is dan ook belangrijk dat de communicatie op peil blijft en dat er tijdig wordt ingespeeld op invoering van het model met ondersteuning en training/cursussen. Verslag van de 10e vergadering d.d. 21 maart 2002 Naar aanleiding van het verslag wordt opgemerkt dat er weinig recente jaarverslagen bij het NBLC zijn. De verslagen van Probiblio worden naar Bureau IOO opsturen. Die van N-Brabant eveneens. Er is contact geweest met de VNG mbt. de basisnormen afschrijving huisvesting en apparatuur. Daar was nog niet direct iets concreets over te melden. Wordt verder uitgezocht. Sleutels in het Model van de OBD In het model van de OBD is een aantal sleutels opgenomen om de baten en lasten over de producten te verdelen. Bijv.: Om deze sleutels te bepalen zal er een aantal zaken gemeten moeten worden. Sommige sleutels kunnen bepaald worden dmv. een enqute (gebaseerd op het PMC-model) of uit een dwarsdoorsnee van de Barometeronderzoeken. Andere dmv. tijdschrijven of kunnen rechtstreeks uit de eigen administratie gehaald worden. Wellicht dat de kwaliteitsnormen, die nog opgesteld worden, en de landelijke cijfers ook wat meer inzicht geven hoe de sleutels bepaald kunnen worden. Voorgesteld wordt om de sleutels zo te definiren, dat de bibliotheken de ruimte krijgen om deze naar hun eigen situatie fijn te slijpen. Het NBLC zal een aanzet voor deze sleutels opstellen en bekijkt de mogelijkheden om deze op te nemen in nota/rapport over het rekeningschema. Publiciteit De discussiesite heeft nog niet veel reacties opgeleverd. Deze zal verwijderd worden. Wel is het NBLC door enkele bibliotheken benaderd met vragen en/of opmerkingen over het rekeningschema. Voorgesteld wordt om over de voortgang in de werkgroep op de site van het NBLC te rapporteren. Peiling Bureau IOO start op 22 april met een peiling, op basis van steekproef, over de stand van zaken bij verschillende openbare bibliotheken. Bibliotheken die zich daarvoor willen aanmelden kunnen bij het NBLC terecht. |
|